MENU

Jak rozliczyć się z pracownikami z tytułu używania przez nich samochodów służbowych do celów prywatnych

Spółka przekazała wielu pracownikom samochody służbowe. Samochody te otrzymali przedstawiciele handlowi oraz inni pracownicy jak np. kierownicy zespołu handlowców, kierownicy produkcji, osoby zajmujące się marketingiem. Spółka obawia się konsekwencji podatkowych związanych z używaniem tych samochodów przez pracowników dla ich celów prywatnych.

W świetle obowiązujących przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „ustawa o PIT”) jeżeli pracodawca udostępnia pracownikowi samochód służbowy i zezwala mu na wykorzystywanie go dla celów prywatnych, to po stronie pracownika powstaje przychód w postaci nieodpłatnego świadczenia. Generalnie, należy uznać, że pracownik wykorzystuje samochód w celach prywatnych, jeżeli w trakcie użytkowania samochodu nie wykonuje obowiązków służbowych na zlecenie pracodawcy. Spółka jako płatnik podatku PIT powinien doliczyć wartość tego nieodpłatnego świadczenia do przychodów pracownika ze stosunku pracy. Jak pokazuje praktyka, urzędy skarbowe są zgodne, że taki obowiązek istnieje. Organy skarbowe uznają bowiem, że jeżdżąc służbowym autem w prywatnych celach, pracownik uzyskuje korzyść, a tym samym przychód. Nawet wówczas, gdy sam pokrywa koszty paliwa i napraw czy przeglądów. Ponadto organy podatkowe w przeważającej mierze uznają, iż do wartości nieodpłatnego świadczenia będzie także wliczany koszt paliwa, który ponosi pracodawca. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT takie przychody są opodatkowane jako nieodpłatne świadczenia od pracodawcy.

Spółka jako pracodawca może zawrzeć w umowie o powierzeniu samochodu służbowego lub też w regulaminie jego użytkowania informację, iż samochód służbowy nie może być w ogóle wykorzystywany przez pracowników dla celów prywatnych. Takie rozwiązanie jest korzystne, bowiem pozwala uniknąć wszelkich dodatkowych obowiązków związanych z doliczaniem dochodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych. Jednakże, w sytuacji gdy samochody służbowe są jednak wykorzystywane przez pracowników dla celów prywatnych, taki zapis i brak uwzględniania dochodu pracowników z tego tytułu jest bardzo ryzykowny. Spółka musiałaby kontrolować, by nie dochodziło do sytuacji wykorzystywania samochodu dla celów prywatnych, a więc sprawdzać czy samochód zostaje w siedzibie spółki, czy pracownik nie wraca nim do domu lub też nie korzysta z niego np. w czasie weekendu czy urlopu. W sytuacji gdyby, mimo wyraźnego zakazu w umowie, dochodziłoby do wykorzystywania samochodu dla celów prywatnych, Spółka powinna rozpoznać z tego tytułu przychód u danego pracownika i doliczyć mu go do dochodu. W praktyce trudno sobie wyobrazić, żeby urząd skarbowy był w stanie przeprowadzić kontrolę np. w zakresie tego czy pracownicy po zakończeniu pracy pozostawiają samochody na parkingu pracodawcy, jednakże zawsze istnieje takie ryzyko. W przypadku ewentualnego sporu z władzami skarbowymi, ciężar udowodnienia, że pracownicy korzystają z samochodów w celach prywatnych będzie leżał po stronie urzędu skarbowego. Spółka musi jednak posiadać odpowiednie dokumenty, które w jakiś sposób potwierdzą np. zasadność ewentualnego użytkowania przez pracownika samochodu służbowego w trakcie weekendu lub po godzinach pracy.

Przepisy prawne jednoznacznie nie regulują zasad, na jakich powinna być określona wartość świadczenia z tytułu użytkowania przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych. Zgodnie ze stanowiskiem organów skarbowych, wartość takiego świadczenia powinna odpowiadać jego wartości rynkowej. W praktyce wielokrotnie problem stanowi jednak znalezienie tych „porównywalnych cen rynkowych”, stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Zgodnie z linią interpretacyjną organów podatkowych, przychód pracownika z tytułu korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych powinien zostać określony w wysokości ceny rynkowej stosowanej przez firmy zajmujące się wynajmowaniem samochodów tej samej marki. Ustalając wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy, w ocenie władz skarbowych, wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika.

Stanowisko władz skarbowych zakładające ustalenie wartości świadczenia w oparciu o ceny komercyjnego wynajmu samochodu wydaje się jednak bardzo restrykcyjne chociażby ze względu na to, że korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego ma inny charakter jak komercyjny najem samochodu. Pracownik jest ograniczony w możliwości korzystania z samochodu, który przede wszystkim ma służyć celom służbowym a dopiero w wolnych chwilach, celom prywatnym. Podejście władz skarbowych jest niezwykle pro-fiskalne. W związku z trudnościami w ustaleniu wartości rynkowej tego typu usług, w naszej opinii powinno być możliwe ustalenie zasad korzystania przez pracowników z samochodów służbowych dla celów prywatnych w oparciu o inne wskaźniki niż ceny najmu, o ile będzie to odzwierciedlało rzeczywistą wartość świadczenia.

Najczęściej stosowanym sposobem określenia wartości świadczenia jest ustalenie limitu kilometrów jakie pracownik może przejechać w celach prywatnych. Limit taki może być oparty o analizę dotychczasowego wykorzystania samochodów i wynosić np. 300 km na miesiąc lub też wynikać z oświadczenia składanego co miesiąc przez pracownika. Do tak wyliczonego limitu podatnicy stosują stawkę za kilometr przebiegu używaną w celu ustalenia zwrotu kosztów podróży służbowych. Tak wyliczoną wartością można albo obciążyć pracownika albo doliczyć mu tę kwotę do dochodu. Kwota taka powiększy dochód podlegający opodatkowaniu. Zamiast stawki za kilometr przebiegu z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, która jest kwestionowana przez organy podatkowe, można również zastosować inną stawkę, która bardziej odpowiadać będzie cenom rynkowym (np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej IPPB2/415-105/10-3/MK).

Inne metody ustalenia wartości świadczenie to doliczenie do dochodu pracownika odpowiedniej części raty leasingowej (w przypadku samochodów leasingowanych) lub raty amortyzacyjnej (w przypadku samochodów własnych). Wartość świadczenia powinna stanowić odpowiedni procent danej wartości odpowiadający szacowanemu procentowemu wykorzystaniu samochodu do celów prywatnych.

Kolejnym możliwym rozwiązaniem, które w praktyce byłoby dla Spółki najprostsze może być obciążanie pracowników kosztami miesięcznego ryczałtowego wynagrodzenia za prywatne użytkowanie samochodów w wysokości np. ok. 200-500 zł. Limit ten należy określić tak by jak najbardziej opowiadał on wartości rynkowej usługi wynajmu danego typu samochodu. Przedmiotowe wynagrodzenie powinno zwiększać wartość przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu. Ustalenie wartości omawianego świadczenia na poziomie zbyt niskim np. 50 zł miesięcznie może zostać zakwestionowane przez władze skarbowe jako nieodpowiadające wartości świadczenia.

Należy pamiętać, iż żadne z zaproponowanych rozwiązań nie jest w pełni akceptowane przez organy podatkowe. W związku z tym w przypadku kontroli z urzędu skarbowego Spółka może być zobowiązana do wykazania, iż zastosowany przez nią ryczałt lub też inny sposób wyliczenia przychodu pracownika odpowiada wartości rynkowej. W przypadku gdy koszty paliwa wykorzystywanego przez pracownika dla celów prywatnych ponosi Spółka, do wartości nieodpłatnego świadczenia powinien zostać również wliczony koszt tego paliwa. W związku z tym, sugerowalibyśmy, aby w umowach z pracownikami w sprawie przekazania samochodu służbowego albo w regulaminie jego użytkowania wskazać, iż koszty paliwa w przejazdach prywatnych każdy pracownik zobowiązany jest ponosić samodzielnie.

Istotne jest aby pracodawca przyjął jednolite zasady ustalania wartości świadczenia i konsekwentnie je stosował. Przy przekazaniu samochodów służbowych do użytku prywatnego ważne jest szczegółowe ustalenie, w jakim zakresie mogą być one użytkowane po godzinach pracy. Spółka może udostępnić je w pełnym zakresie, ale może również ograniczyć ich użytkowanie. Ograniczenia mogą dotyczyć również np. zakazu wykorzystywania samochodu przez pracowników podczas urlopu. Udostępniając pracownikom firmowe pojazdy po godzinach można także zaznaczyć, że firmowej karty paliwowej nie można używać do tankowania w celach prywatnych. Możliwe jest również wskazanie określonego limitu kilometrów, który pracownik może wykorzystać używając samochodu firmowego do celów prywatnych.

W ostatnim czasie zmianie uległo stanowisko organów podatkowych w kwestii przejazdów przez pracowników samochodem służbowym z miejsca zamieszkania do miejsca pracy. Nadal co do zasady takie przejazdy stanowią dochód dla pracownika, bowiem to pracownik zobowiązany jest zapewnić sobie dojazd do wskazanego w umowie miejsca pracy. Jednakże, jeśli w umowie dotyczącej przekazania samochodu służbowego lub w regulaminie jego użytkowania znajdzie się zapis, iż pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mienie i w związku z tym zobowiązany jest praktykować pojazd w takim miejscu, aby zapewnić dbałość o niego przez 24h na dobę oraz jeśli w siedzibie pracodawcy nie ma możliwości na zapewnienie miejsc parkingowych dla wszystkich samochodów służbowych, pracownik może zostać zobowiązany przez pracodawcę do parkowania samochodu w swoim miejscu zamieszkania np. we własnym garażu lub na parkingu strzeżonym. W takiej sytuacji, w ocenie organów podatkowych przejazdy samochodem służbowym z oraz do miejsca parkowania nie będą generowały przychodu ze stosunku pracy. Takie stanowisko potwierdził Minister Sprawiedliwości w interpretacji podatkowej z dnia 03.11.2011 sygn. IPPB4/415-641/11-2/JS, która zawiera następujące stwierdzenie: „Pracownicy dojeżdżający samochodami służbowymi z wyznaczonego miejsca parkowania do siedziby Spółki (płatnika) oraz z siedziby Spółki do wyznaczonego miejsca parkowania nie uzyskają przychodów ze stosunku pracy w postaci innego nieodpłatnego świadczenia w sytuacji, gdy miejsce parkowania samochodu służbowego zostało im wyznaczone przez Spółkę zgodnie z obowiązującą umową. Sytuacja taka występuje wówczas, gdy płatnik nie dysponuje zabezpieczonym placem bądź garażem, w którym można by bezpiecznie parkować samochody stanowiące jego własność”. Zawarcie w umowie o powierzeniu samochodu lub w regulaminie postanowień dotyczących obowiązku parkowania samochodu w miejscu zamieszkania ze względu na obiektywne powody, takie jak np. brak wystarczającej ilości miejsc parkingowych, pozwoli więc uniknąć traktowania dojazdów do i z pracy jako podróży prywatnych. Zastosowanie zaproponowanego przez Spółkę rozwiązania, by uznać, iż w ramach ekwiwalentu za zapewnienie bezpiecznego miejsca postojowego pracownik będzie mógł przejechać w miesiącu określoną ilość kilometrów w celach prywatnych jest możliwe, chociaż dosyć ryzykowne. Organy podatkowe mogą bowiem stwierdzić, iż świadczenia te nie są ekwiwalentne, że koszt parkowania samochodu szczególnie we własnym garażu jest niewielki, natomiast korzyść z używania samochodu służbowego w celach prywatnych, nawet przy niewielkim limicie kilometrów, nieporównywalnie wyższa.

W przypadku gdy samochód przekazywany jest pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku przedstawiciela handlowego, również mogą być sytuacje gdy samochód ten wykorzystywany jest przez niego do celów prywatnych, bowiem pracownik wykorzystuje samochód w celach prywatnych, jeżeli w trakcie użytkowania samochodu nie wykonuje obowiązków służbowych. W przypadku przedstawicieli handlowych, szczególnie pracujących w innym miastach niż siedziba pracodawcy, trudno jest wykazać kiedy używają oni auta w celach prywatnych. Oczywistym jest, iż w ich przypadku nie ma możliwości parkowania samochodu w siedzibie pracodawcy, są więc oni zobowiązani parkować go pod swoim adresem zamieszkania, a przejazdy z domu do kontrahentów nie będą stanowiły dla nich prywatnych podróży służbowych (IPPB4/415-641/11-2/JS). Inne podróże w celach prywatnych wykonywane przez przedstawicieli przy użyciu samochodu służbowego powinny być również traktowane jako ich dodatkowy przychód, szczególnie w sytuacji gdy np. wykorzystują samochód służbowy w trakcie urlopu.

W sytuacji gdy pracownik mieszka i parkuje pod adresem siedziby spółki, wówczas nie dojeżdża z domu do pracy i nie ma problemu z powstawaniem u niego z tego tytułu przychodu. Jednakże, każdy inny przejazd samochodem w celach nie służbowych lecz prywatnych będzie, tak jak w przypadku innych pracowników, stanowił dla niego dodatkowy przychód.

W celu ujednolicenia zasad korzystania przez pracowników z samochodów firmowych w celach prywatnych, kwestie te powinny zostać uregulowane w wewnętrznym regulaminie, instrukcji bądź w bezpośrednio w umowach z pracownikami dotyczących powierzenia samochodu służbowego. Odpowiednie zapisy w umowie, np. dotyczące obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa powierzonego samochodu i braku możliwości parkowania w siedzibie pracodawcy powinny pozwolić, na dojazdy do pracy oraz z pracy o domu, bez uznawania tego za dodatkowy przychód po stronie pracownika.

Jeśli nie zawierane są z pracownikami żadne umowy na powierzenie samochodu, można przygotować stosowne umowy, zawierając w nich postanowienia, które powinny zminimalizować ewentualne przychód z wykorzystywania tych aut dla celów prywatnych. Jeśli natomiast były zawierane umowy, można dostosować ich postanowienia lub przygotować ogólne regulaminy obowiązujące wszystkich pracowników i określające ogólne zasady korzystania z samochodów służbowych. Przy przygotowywaniu takich dokumentów, konieczne byłoby wskazanie metody szacowania przychodu pracowników. Jeśli Spółka chciałaby mieć pewność, iż wybrana przez nią metoda określania przychodu będzie akceptowana przez organy skarbowe, sugerowalibyśmy wystąpienie o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, bowiem żadna z metod nie jest w pełni akceptowana przez organy podatkowe.

© 2005-2017 Zawiślak & Partners in Law

Kancelaria Prawna Magdalena Zawiślak & Partners in Law ul. Kaliska 23 lok. U1, 02-316 Warszawa tel. (22) 101 09 40 fax: (22) 101 09 59 kancelaria@partnersinlaw.pl