MENU

Rozliczenie kosztów związanych z podróżą służbową

Zgodnie z art. 775 §  1 Kodeksu Pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania tych należności określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167). Zgodnie z Rozporządzeniem, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)         diety;

2)         zwrot kosztów:

  1. a) przejazdów,
  2. b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  3. c) noclegów,
  4. d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

 

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

 

1)         jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)         jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje w momencie delegowania pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego oraz w przypadku zapewnienia pracownikowi całodziennego bezpłatnego wyżywienia. Jeżeli pracownik ma zapewnioną część dziennego wyżywienia, kwotę diety zmniejsza się przyjmując że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 25% diety;

2) obiad – 50% diety;

3) kolacja – 25% diety.

Tę samą zasadę stosuje się w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Z kolei czas podróży zagranicznej wykonywanej środkami transportu lądowego liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju, a dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet zagranicznych oblicza się w następujący sposób:

1)za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a)do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

b)ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c)ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety podstawowej. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1)śniadanie – 15% diety;

2)obiad – 30% diety;

3)kolacja – 30% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Jeżeli jednak kluczowym elementem obowiązków pracownika jest ciągłe przemieszczanie się możliwe jest określenie miejsca pracy pracownika jako obszaru geograficznego. W wyroku z dnia 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00) Sąd Najwyższy zauważył, że miejscem wykonywania pracy nie musi być lokal lub pomieszczenie mające stały adres i znajdujące się w jednej miejscowości. Praca, której przedmiotem jest na przykład, pozyskiwanie klientów lub akwizycja, wykonywana będzie w różnych miejscach, a jej istotą jest nieustanne przemieszczanie się pracownika na pewnym obszarze. Miejsce wykonywania pracy, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy, może zatem obejmować pewną zamkniętą przestrzeń poza granicami administracyjnymi jednej miejscowości. Co istotne, tak sformułowane miejsce pracy powinno odzwierciedlać rzeczywisty obszar terytorialny odpowiedzialności pracownika czyli obszar, po którym pracownik jest zobowiązany do przemieszczania się w celu wykonywania obowiązków służbowych. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały 7 sędziów z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08), gdzie stwierdził, iż dopuszczalne jest takie ukształtowanie miejsca świadczenia pracy, by obejmowało ono pewien oznaczony obszar geograficzny, a nie stały punkt, czy stałe punkty, z zastrzeżeniem, że miejsce świadczenia pracy pracownika mobilnego oznaczające pewien obszar jego aktywności zawodowej musi odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy – ma zatem być to obszar, w którym pracownicy mobilni będą na stałe zobowiązani do przemieszczania się. W przeciwnym razie postanowienie dotyczące miejsca pracy może zostać uznane za nieważne z mocy art. 58 § 3 kc. w związku z art. 300 kp (por. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 9 grudnia 2011 r., sygn. II PZP 3/11). Dotyczy to przykładowo kierowców, serwisantów, personelu latającego, kolejarzy czy przedstawicieli handlowych. Specyfika ich pracy, konieczność ciągłego przemieszczania się w przestrzeni i przebywania w różnych miejscach oddalonych od siedziby pracodawcy, skutkuje możliwością ustalenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy przez wskazanie jakiegoś ściśle określonego obszaru geograficznego. Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się także pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 maja 2017 roku sygn. akt I PK 171/16; Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 12 kwietnia 2016 r., sygn. III AUa 1659/14). W przypadku obszarowego miejsca pracy, podróż nie stanowi zjawiska incydentalnego i nadzwyczajnego, lecz należy do standardowych obowiązków pracownika na przypisywanym mu terenie geograficznym, wobec czego, po jego stronie nie pojawia się roszczenie o wypłatę diety z tytułu podróży służbowej. Pracownik wykonuje wtedy zwykłe obowiązki pracownicze w różnych miejscowościach na przypisanym mu terenie, pomimo że faktycznie nieustanne przebywa w trasie. Inaczej będzie jednak, gdy pracodawca wyda takiemu pracownikowi polecenie wykonania jednorazowego zadania poza obszarem wskazanym w umowie, a zmiana miejsca wykonywania pracy będzie zmianą o charakterze krótkotrwałym – wtedy pracownikowi będzie przysługiwała dieta.

Warto też mieć w polu widzenia, że co do zasady przyjmuje się, że jeżeli czas samej podróży służbowej przypada w obowiązującym pracownika rozkładzie czasu pracy, wliczany jest on do czasu pracy. Natomiast w przypadku gdy przejazd w ramach takiej podróży wypada poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, nie jest wliczana do czasu pracy i w związku z tym nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

 

pod redakcją r. pr. Marcina Milewskiego
© 2005-2018 Zawiślak & Partners in Law

Kancelaria Prawna Magdalena Zawiślak & Partners in Law ul. Kaliska 23 lok. U1, 02-316 Warszawa tel. (22) 101 09 40 fax: (22) 101 09 59 kancelaria@partnersinlaw.pl