E-doręczenia to doręczenia elektroniczne, które stanowią cyfrową formę korespondencji przeprowadzanej pomiędzy podmiotem publicznym a niepublicznym. Zostały one uregulowane ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 285 z późn. zm.). Korespondencja w ramach e-doręczeń wymaga uzyskania potwierdzenia nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych. E-doręczenia są równoważne w zakresie skutków prawnych z doręczeniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

E-doręczenia – od kiedy?

Musisz wiedzieć, że pierwotnie korespondencja w formie e-doręczeń miała zostać wprowadzona do powszechnego stosowania jak najszybciej, jednakże ostatecznie ustawodawca zaczął odsuwć ten moment w czasie. Ostatecznie, zdecydowano iż e-doręczenia wejdą w życie w terminie określonym w komunikacie wydanym przez Ministra właściwego do spraw informatyzacji i ogłoszonym w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Nie może on być wcześniejszy niż dzień 30 marca 2024 roku i późniejszy niż dzień 1 stycznia 2025 roku. 

Na podstawie powyższej delegacji, Minister Cyfryzacji 21 grudnia 2023 r. wydał nowy komunikatu dotyczący termin wdrożenia e-doręczeń, zgodnie z którym został on przesunięty z 30 grudnia 2023 na 1 października 2024. Data ta ma charakter obowiązujący w szczególności dla:

• organów administracji rządowej, 
• Narodowego Funduszu Zdrowia, 
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• publicznych zakładów opieki zdrowotnej, 
• uczelni publicznych,
• jednostek samorządu terytorialnego,
• podmiotów wpisanych do KRS od 30 grudnia 2023, 
• zawodów zaufania publicznego.

Wskazać trzeba, iż dla sądów, trybunałów, komorników, prokuratury, organów ścigania oraz Służby Więziennej wymóg posługiwania się e-doręczeniami wchodzi w życie od 1 października 2029 roku.

Z kolei, dla osób prawnych, których wpis do KRS został dokonany przed 30 grudniem 2023 roku, e-doręczenia będą obowiązujące od 1 stycznia 2025 roku.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przed 31 grudnia 2023 roku, będą zobowiązani do posiadania adresu do e-doręczeń od 1 października 2026 roku.Dodać należy, iż Ministerstwo Cyfryzacji ma zamiar wystąpić z inicjatywą legislacyjną, która pozwoli przesunąć maksymalną datę wdrożenia e-doręczeń na 1 stycznia 2025 roku.

E-doręczenia – dla kogo będą obowiązkowe?

Do posiadania specjalnego adresu do doręczeń elektronicznych będą zobowiązane:

• podmioty publiczne,
• niektóre podmioty niepubliczne.

Do tych pierwszych zalicza się:

• jednostki sektora finansów publicznych oraz inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
• inne państwowe osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym,
• związki w/w podmiotów, jeżeli realizują zadania publiczne,
• komorników sądowych.

Z kolei do drugich należą:

• podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
• wykonujący zawód adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze.

Musisz wiedzieć, że ostatnie z podmiotów niepublicznych nie będą obciążone obowiązkiem posiadania adresu do e-doręczeń w przypadkach niewykonywania zawodu, zawieszenia prawa do jego wykonywania lub zawieszenia w czynnościach zawodowych, służbowych, stosunku pracy bądź praw wynikających z licencji.

Jak utworzyć adres do e-doręczeń? 

Co ważne, utworzenie adresu do e-doręczeń oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń będzie mogło nastąpić:

• na podstawie wniosku opatrzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu publicznego lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku,

lub

• automatycznie – po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do KRS albo do CEIDG.

Ten sam minister będzie prowadził bazę adresów elektronicznych, będącą rejestrem publicznym.

Sam wpis adresu do w/w bazy będzie równoznaczny z żądaniem doręczania na niego korespondencji przez podmioty publiczne.

Rejestr ten będzie w pełni jawny dla podmiotów publicznych, służąć ustaleniu adresu adresata. Dla przedsiębiorców oraz osób fizycznych takie dane nie będą widoczne, gdyż podmioty te będą miały dostęp wyłącznie do e-adresu przedsiębiorców.

Wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń składać się będzie z wykorzystaniem usługi online udostępnianej przez:

• ministra właściwego do spraw gospodarki – dla podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS lub CEIDG,
• ministra właściwego do spraw informatyzacji – dla pozostałych podmiotów.

Warto wspomnieć, iż korespondencja dokonywana z podmiotem publicznym w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie wolna od wszelkich opłat.