W umowach związanych z obrotem gospodarczym niejednokrotnie wielu przedsiębiorców wprowadza postanowienia dotyczące kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Podstawową funkcją tego rodzaju zapisu jest zdyscyplinowanie drugiej strony kontraktu do odpowiedniego i terminowego wykonania określonej usługi, rzeczy lub dostarczenia towaru.

Instytucja kary umownej została uregulowana w Kodeksie cywilnym. Można powiedzieć, iż ma ona charakter fakultatywny, bowiem w przypadku, gdy strony nie wprowadzą odpowiedniego zapisu w umowie, który by ją ustanawiał, to nie mogą się na nią powoływać. Samo jej zastrzeżenie w kontrakcie w dużym stopniu ułatwia dochodzenie stronom przysługujących im roszczeń w przypadku wypełnienia przesłanek uprawniających do jej naliczenia. Wynika to z faktu, że strona, która chce z niej skorzystać nie musi udowadniać, iż poniosła jakąkolwiek szkodę. Wystarczy, że wskaże na naruszenie postanowień umownych aktualizujących prawo do naliczenia kary umownej. Tym samym samo skorzystanie z tego uprawnienia nie ma co do zasady związku z poniesioną przez wierzyciela szkodą.

Samo zdefiniowanie treści i przesłanek do naliczenia kary umownej spoczywa na barkach stron. Potencjalni przedsiębiorcy mogą według własnej woli, oczywiście w granicach prawa, ukształtować tak umowę, aby zabezpieczyć obopólne interesy.

Prawo do naliczenia kary umownej co do zasady zachodzi w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania strony. Za niewykonanie zobowiązania uznaje się sytuację, gdy dłużnik zupełnie nie wypełnia świadczenia, natomiast nienależyte wykonanie zachodzi w przypadku jego złej realizacji pod względem jakościowym (np. źle wykonanej usługi) lub w przypadku, gdy samo zobowiązanie zostaje zrealizowane po terminie.

Nadmienić trzeba, że karę umowną można zastrzec tylko w stosunku do zobowiązań niepieniężnych. W konsekwencji strony nie mogą wprowadzić do umowy postanowienia, zgodnie z którym naliczenie kary umownej przysługiwać będzie stronie w przypadku np. zwłoki w zapłacie świadczenia pieniężnego. Tak sformułowana treść kary umownej skutkuje jej nieważnością z mocy prawa, co oznacza, że strona nie może się na nią powołać. Przykładowo kara umowna może być zastrzeżona na wypadek, gdy strona pozostaje w zwłoce z terminem realizacji zobowiązania (oczywiście niepieniężnego). Na taką okoliczność można w umowie zastrzec odpowiednią sankcję w postaci zobowiązania do zapłaty stosownej kwoty pieniężnej lub określonego procenta od całości lub części wynagrodzenia umownego.

Warto również wskazać, że pomimo że na pierwszy rzut oka konstrukcja samej kary umownej jest klarowna i przejrzysta, to w praktyce może powodować wiele kontrowersji. Istotnym przy tym jest również zagadnienie odnoszące się do miarkowania kary umownej, czyli jej obniżenia. Niniejsza instytucja została uregulowana w art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którą dłużnik może żądać obniżenia kary umownej w przypadku, gdy (i) zobowiązanie zostało już w znacznej części wykonane lub (ii) gdy kara umowna jest rażąco wygórowana. Powyższe przesłanki niejednokrotnie stanowią główną linie obrony dłużników przed korzystaniem z uprawnienia naliczania kary umownej przez wierzycieli.

Podkreślić trzeba, że sama kara umowna wyłącza możliwość dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość poniesionej szkody, chyba że strony postanowiły inaczej. Oznacza to, że w sytuacji, gdy strony umowy zastrzegły karę umowną za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, to nie będą mogły dochodzić, oprócz naliczonej kary umownej, dodatkowego odszkodowania w przypadku, gdyby powstała szkoda okazała się większa niż wartość zastrzeżonej kary umownej. Aby tego uniknąć w umowie należy wprowadzić odpowiednie postanowienie, w świetle którego strony zaakceptują możliwość dochodzenia odszkodowania „uzupełniającego” w sytuacji, kiedy kara umowna nie pokrywa powstałej szkody.

 Oczywiście niniejsza instytucja wywołuje wiele problemów i stanowi przedmiot wielu batalii sądowych pomiędzy przedsiębiorcami. Dlatego też powinna być bardzo jasno i precyzyjnie opisana w umowie, tak aby podczas jej interpretacji nie było wątpliwości co do intencji i woli stron. W konsekwencji dokładne sformułowanie jej treści najlepiej powierzyć profesjonalnemu prawnikowi, który odpowiednio określi jej brzmienie i zabezpieczy tym samym interesy obu stron umowy.