Podpisując umowę najmu, wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, zaś po stronie najemcy powstaje obowiązek, aby płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

Jakie istnieją formy opodatkowania nieruchomości? Będąc właścicielami wynajmowanej nieruchomości, powinniśmy rozstrzygnąć kwestię samego rozliczania najmu, czyli:

• jako najem prywatny, a zatem w formie odrębnego źródła przychodów – najem, podnajem, dzierżawa,
• czy w ramach realizowanej działalności gospodarczej?

Dochody (przychody) mogą zostać opodatkowane na zasadach ogólnych na podstawie progresywnej skali podatkowej lub w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zasady ogólne stanowią podstawową formę rozliczania. Jeżeli więc dokonano wyboru ryczałtu dla opodatkowania najmu (czy dzierżawy), to wówczas trzeba rozliczać się właśnie w ten sposób. Podatek według zasad ogólnych płaci się od faktycznie uzyskanego dochodu. Przychód rodzi się dopiero wtedy, gdy faktycznie pojawia się czynsz z najmu, bądź z dzierżawy. Zamierzając wyliczyć dochód, trzeba od uzyskanych faktycznie przychodów z najmu (dzierżawy) odjąć koszty (wydatki) z nim związane (np. koszty remontów lokalu, czy ubezpieczenie lokalu).

Przy opodatkowaniu w oparciu o zasady ogólne według skali podatkowej, podatek jest płacony od dochodu, tj. różnicy pomiędzy faktycznie uzyskanym przychodem z najmu, a kosztami jego uzyskania. Przy opodatkowaniu poprzez ryczałt, koszty uzyskania przychodu nie wpływają na wysokość podatku, który jest obliczany od faktycznie otrzymanego przychodu.

Najem prywatny można być rozliczany na podstawie skali podatkowej (w 2018 i 2019 roku 18% i 32% od dochodu), czyli na tzw. zasadach ogólnych, jak również poprzez ryczałt (w 2018 i 2019 roku 8,5% od przychodu do kwoty 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł). W odniesieniu do działalności gospodarczej, kluczowe sposoby rozliczenia to podatek według skali podatkowej (w 2018 i 2019 roku 18% i 32% od dochodu), a także podatek liniowy (w 2018 i 2019 roku 19% od dochodu).

Należy podkreślić, że wprowadzenie drugiej stawki ryczałtu od przychodów z najmu od nadwyżki ponad 100 000 zł miało miejsce z dniem 1 stycznia 2018 r. W przypadku uzyskiwania przez małżonków przychodów z najmu, powyższy limit kwoty przychodów dotyczy łącznie obojga małżonków (jak stanowi przepis art. 12 ust. 13 Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym – Dz. U. z 1998 r. poz. 930).

Wyboru przedstawionych powyżej form opodatkowania najmu dokonuje się samodzielnie, ale występują pewnego rodzaju ograniczenia, pojawiają się skutki takiego, a nie innego wyboru. Słusznym pytaniem pozostaje bowiem, kiedy najem opłaca się rozliczać poprzez działalność gospodarczą? Otóż dzieje się to wtedy, gdy sposób prowadzenia tego najmu wypełnia przesłanki względem traktowania go jako działalność gospodarczą. W praktyce nie jest łatwo wskazać jednoznacznie kryteria co do spełniania tych parametrów.

Z reguły to nie od samego podatnika zależy, czy realizuje on najem prywatny, czy  też inicjuje działalność związaną z wynajmem mieszkań. Otóż wiele działań podejmowanych w zakresie najmu mieszkań prowadzi to uznania, że podatnik prowadzi działalność gospodarczą, a nie najem prywatny. Na podstawie stanowiska Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach przedstawionego w interpretacji indywidualnej z dnia 15 lipca 2015 r., nr IBPB-2-2/4511-41/15/JG – jeśli wynajmujący:

• rozpoczyna współpracę z wyspecjalizowanymi firmami,
• rozpoczyna wynajem wielu nieruchomości lub najmu okazjonalnego,
• podchodzi do najmu jako stałego źródła utrzymania,
• wynajmuje mieszkanie w sposób ciągły, czyli przez dłuższy czas

to takie działania oceniane są jako najem prowadzony w ramach działalności gospodarczej.

Jak zatem wybrać sposób opodatkowania? Wybór formy opodatkowania nie powinien być dokonany jedynie przez pryzmat wysokości podatku do zapłacenia. Bez wątpienia jest to ważny czynnik, ale należy zastanowić się także nad innymi aspektami. Niejednokrotnie dogodnym wyborem okazuje się ryczałt, chociaż tzw. zasady ogólne oznaczałyby niższy podatek.

Obok wysokości podatku słusznym jest uwzględnienie takich problemów jak:

• formalności, które są wymagane celem rozpoczęcia rozliczania np. działalność gospodarcza wiąże się z jej zarejestrowaniem, zgłoszeniem do ZUS, ewentualnym rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym,
• prowadzenie ewidencji w zakresie przychodów/kosztów (w ryczałcie nie ma tego wymogu, zaś przy zasadach ogólnych jest to wskazane, a przy prowadzeniu działalności jest obowiązek prowadzenia KPiR),
• dokumenty niezbędne do rozliczenia – w przypadku ryczałtu ich ilość pozostaje niewielka (tylko te związane z przychodami), przy zasadach ogólnych i w działalności gospodarczej obok dokumentów przychodowych trzeba gromadzić dokumenty kosztowe (czyli: faktury, przelewy, umowy),
• składki ZUS, które trzeba uiszczać przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Jeżeli przedmiot najmu należy do współwłasności małżeńskiej, to każdy z małżonków zobowiązany jest do rozliczenia podatku z tego tytułu. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz, U. z 1991 r. poz. 350) stanowi, że udziały małżonków w przychodach ze wspólnej własności pozostają równe. Rozliczając najem  prywatny w sposób indywidualny, każdy z małżonków ma możliwość wyboru sposobu opodatkowania, tj. opodatkowania na podstawie skali podatkowej lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Dodatkowo, istnieje możliwość opodatkowania całego dochodu pochodzącego z tego tytułu    przez jednego z małżonków z zastrzeżeniem złożenia właściwego oświadczenia do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego. Tego rodzaju oświadczenie może być wówczas podpisane przez jednego z małżonków, który występuje wtedy w imieniu drugiego.

Zasadniczo termin do złożenia oświadczenia w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych trwa do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pierwszy przychód z tego źródła został uzyskany. Natomiast w sytuacji opodatkowania ryczałtem, termin na złożenie oświadczenia mija 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został wygenerowany pierwszy przychód lub do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy tego rodzaju przychód zostanie uzyskany w grudniu.