W dniu 12 lipca 2019 roku, po upływie 6-miesięcznego vacatio legis, weszła w życie ustawa z dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych (Dz.U.2019.53). I choć przewiduje ona kilka nowych rozwiązań normatywnych, najszerzej komentowaną kwestią jest wprowadzony nią przepis karny, zgodnie z którym: „Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”

Aby określić, jakich konkretnie dokumentów dotyczy wskazany zakaz, należy odnieść się do definicji legalnej dokumentu publicznego. Zgodnie z nią, dokumentem publiczny jest dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i: a) wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, albo b) którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Dokumentami publicznymi są więc dokumenty potwierdzające tożsamość takie jak dowody osobiste oraz paszporty. Do dokumentów publicznych zostały zaliczone również m.in. takie dokumenty, jak odpisy aktów stanu cywilnego, tytuły wykonawcze wydawane przez sądy lub referendarzy sądowych, odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa, albo które odnoszą się do stanu cywilnego czy też określone wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów obejmujących czynności notarialne – dla których stosuje się jednolite blankiety dokumentów publicznych.

Należy jeszcze odpowiedzieć na pytanie, kiedy mamy do czynienia z repliką dokumentu publicznego. Pod tą definicją rozumieć odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Powyższa zmiana oznacza całkowity zakaz dla występujących dotychczas powszechnie w obrocie praktyk polegających na przyjmowaniu „w zastaw” czy też kserowaniu dowodów osobistych klientów bądź kontrahentów – zwykle motywowane koniecznością zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Doprowadzenie do zmian ustawodawczych, które ukrócą tego typu bezprawne działania było jednym z priorytetów Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w swoich publikacjach wskazywał, że wszystkie dokumenty potwierdzające tożsamość są wydawane w celach ściśle określonych przepisami prawa i zawierają wskazany w nich katalog danych osobowych, który jest szerszy niż ten, jaki można uznać za niezbędny dla realizacji określonego celu np. w postaci zawarcia umowy. Dokumentami tożsamości mogą posługiwać się tylko te osoby, którym zostały one wydane. Prawo zabrania zatrzymywania dokumentów potwierdzających tożsamość, jak i przetwarzania danych w nich zawartych. Uprawnione do tego są jedynie instytucje wskazane w aktach prawnych regulujących funkcjonowanie określonych podmiotów bądź sektorów. Dlatego np. ustawa o dowodach osobistych określa, że za zatrzymywanie bez podstawy prawnej naszego dowodu osobistego grozi kara ograniczenia wolności albo kara grzywny. UODO podkreślał, ze zatrzymywanie oraz wykonywanie kopii dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi nie tylko do naruszenia krajowych przepisów, ale także zasad zawartych w ogólnym rozporządzeniu ochronie danych (RODO) tj. zasady zgodności z prawem, ograniczenia celu oraz adekwatności.

Jak w takim razie powinien prawidłowo zachować się przedsiębiorca, który potrzebuje informacji o danych osobowych zawartych w dokumencie tożsamości klienta, kontrahenta lub pracownika? Dozwolone jest poproszenie o przedstawienie tego dokumentu do wglądu w  celu weryfikacji tożsamości oraz spisanie z niego niezbędnych – a nie wszystkich – danych osobowych koniecznych dla celów zawieranej umowy.

Wprowadzona zmiana ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych, co zwłaszcza w kontekście istniejącej skali przypadków tzw. „kradzieży tożsamości” w celu m.in. wyłudzania kredytów – jest działaniem uzasadnionym i koniecznym. Należy mieć nadzieję, że nowe przepisy skutecznie ukrócą dotychczasową praktykę kserowania czy też zatrzymywania dowodów tożsamości przez podmioty do tego nieuprawnione.