Zmiana przeznaczenia lokalu z mieszkalnego na użytkowy co do zasady wiązać się będzie z koniecznością dokonania zgłoszenia staroście (w miastach na prawach powiatu będzie to prezydent miasta). Zgodnie bowiem z art. 71 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 7 lipca 1994 roku prawo budowlane (t. j.: Dz. U. z 2010 r., nr 243, poz. 1623 ze zm.) przez zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części rozumie się w szczególności podjęcie bądź zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń. Z kolei ust. 2 powołanego artykułu stanowi, iż zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części wymaga zgłoszenia właściwemu organowi.

W zgłoszeniu należy określić dotychczasowy i zamierzony sposób użytkowania obiektu budowlanego lub jego części. Zwrócić należy, że powołana wyżej definicja zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego jest niepełna. Ustawodawca używa w niej charakterystycznego zwrotu „w szczególności”, co oznacza, iż także inne niż wskazane wprost przykłady działalności w obiekcie mogą być uznane za zmianę sposobu użytkowania obiektu. A zatem popularna zmiana przeznaczenia lokalu z mieszkalnego na usługowy czy odwrotnie co do zasady będzie powodować zmianę wymienionych wyżej warunków. Wymóg zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania należy wiązać z tym, że na etapie wydawania pozwolenia na budowę organ administracji budowlanej dokonywał oceny projektu budowlanego i zastosowanych w nim rozwiązań w odniesieniu do funkcji obiektu wskazanej w projekcie. Późniejsza zmiana tych funkcji może powodować, że zastosowane w projekcie budowlanym rozwiązania są nieadekwatne do innych planowanych funkcji użytkowych. Może się także okazać, że te inne funkcje użytkowe mogą być w danym obiekcie nie do pogodzenia z obowiązującym miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego.

Warto jednak zaznaczyć, że  nie każda zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części jest prawnie relewantna, ale tylko taka, która wpływa na zmianę wymagań stawianych obiektowi, związanych głównie z bezpieczeństwem jego dalszego, zmienionego sposobu użytkowania (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 18 października 2012 roku, II SA/Lu 695/12).

W praktyce zapewne zdarza się czasem, że przedsiębiorcy podają w CEIDG jako adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej adres miejsca zamieszkania. W tym kontekście godzi się przytoczyć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 lipca 2002 roku, IV SA 2036/00, w którym uznano, iż decyzja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej nie stanowi podstawy do zmiany sposobu użytkowania obiektu, którego adres wpisano w decyzji o wpisie, jako miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Organ administracji państwowej wydający decyzję o wpisie nie jest upoważniony do narzucania zgłaszającym się podmiotom rodzaju działalności. Nie może także legalizować sposobu użytkowania obiektów wskazywanych jako miejsce wykonywania zgłoszonej działalności gospodarczej.

Załączniki do zgłoszenia

Do zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego należy dołączyć:

1. opis i rysunek określający usytuowanie obiektu budowlanego w stosunku do granic nieruchomości i innych obiektów budowlanych istniejących lub budowanych na tej i sąsiednich nieruchomościach, z oznaczeniem części obiektu budowlanego, w której zamierza się dokonać zmiany sposobu użytkowania;
2. zwięzły opis techniczny, określający rodzaj i charakterystykę obiektu budowlanego oraz jego konstrukcję, wraz z danymi techniczno-użytkowymi, w tym wielkościami i rozkładem obciążeń, a w razie potrzeby, również danymi technologicznymi;
3. oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej, o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na realizowane cele budowlane;
4. zaświadczenie wójta, burmistrza albo prezydenta miasta o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo ostateczną decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, w przypadku braku obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
5. ekspertyzę techniczną, wykonaną przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane bez ograniczeń w odpowiedniej specjalności;
6. w zależności od potrzeb – pozwolenia, uzgodnienia lub opinie wymagane odrębnymi przepisami.

Zmiana sposobu użytkowania może nastąpić, jeżeli w terminie 30 dni, od dnia doręczenia zgłoszenia, właściwy organ, nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji i nie później niż po upływie 2 lat od doręczenia zgłoszenia.

Sprzeciw organu wobec zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania obiektu

Właściwy organ wnosi sprzeciw wobec dokonanego zgłoszenia, jeżeli zamierzona zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części:

1. wymaga wykonania robót budowlanych, objętych obowiązkiem uzyskania pozwolenia na budowę;
2. narusza ustalenia obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo decyzji o warunkach budowy i zagospodarowania terenu, w przypadku braku obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego
3. może spowodować niedopuszczalne:

• zagrożenia bezpieczeństwa ludzi lub mienia,
• pogorszenie stanu środowiska lub stanu zachowania zabytków,
• pogorszenie warunków zdrowotno-sanitarnych,
• wprowadzenie, utrwalenie bądź zwiększenie ograniczeń lub uciążliwości dla terenów sąsiednich.

Jeżeli natomiast zamierzona zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części wymaga wykonania robót budowlanych:

1. objętych obowiązkiem uzyskania pozwolenia na budowę – rozstrzygnięcie w sprawie zmiany sposobu użytkowania następuje w decyzji o pozwoleniu na budowę;
2. objętych obowiązkiem zgłoszenia – do zgłoszenia zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego stosuje się odpowiednio przepisy prawa budowlanego o zgłoszeniu planowanych robót budowlanych, tj. w art. 30 ust. 2-4 powołanej ustawy.