Stosownie do art. 128 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.) do pisma procesowego należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników dla doręczenia ich uczestniczącym w sprawie osobom, a ponadto, jeżeli w sądzie nie złożono załączników w oryginale, po jednym odpisie każdego załącznika do akt sądowych. Na tle tego przepisu przyjmuje się, że jako załączniki do pism procesowych załączone mogą być zwykłe kserokopie. Kopie takie traktuje się bowiem jako formę odpisów dokumentów. Pamiętać jednak należy, że według art. 129§ 1 k.p.c. strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie przeciwnika złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą.

Jeżeli zatem przykładowo powód dołączy do pozwu kopie dokumentów, a pozwany w odpowiedzi na pozew zażąda złożenia oryginałów, powód ma obowiązek to uczynić jeszcze przed rozprawą. Przy czym obowiązek powoda aktualizuje się z chwilą złożenia żądania przez pozwanego. Sąd nie wydaje tutaj postanowienia o zobowiązaniu do złożenia oryginałów dokumentów, a obowiązek ich złożenia w tym momencie wynika wprost z powołanego wyżej przepisu. Jednakże w świetle art. 129 § 2 k.p.c. strona zamiast oryginału dokumentu może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa (poświadczenie takie ma walor dokumentu urzędowego – art. 129 § 3 k.p.c.)

Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd, na wniosek strony albo z urzędu, zażąda od strony składającej tego rodzaju odpis przedłożenia oryginału dokumentu – art. 129 § 4 k.p.c. Trzeba jednak mieć na uwadze, że kopia dokumentu załączona np. do pozwu nie jest dokumentem, ponieważ nie zawiera ona żadnego podpisu. Z samych kopii zatem sąd nie powinien przeprowadzać dowodów z dokumentów. Jeżeli jednak druga strona, nie kwestionuje istnienia dokumentów o treści takiej jak załączone kopie, nie podważa ich autentyczności oraz nie żąda złożenia oryginałów w sądzie, to przyjmuje się, że okoliczności istnienia dokumentów i ich treści są bezsporne i nie wymagają przeprowadzenia dowodów (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2008 roku, V CSK 187/07).

Nie bez znaczenia jest, że takie podejście zdecydowanie przyczynia się do usprawnienia postępowania. Warto dodać tutaj, że załącznik w postaci poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii, która jednak nie została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa, jest w istocie dokumentem prywatnym zawierającym oświadczenie o istnieniu dokumentu oryginalnego o treści takiej jak kserokopia. A zatem dopuszczalne byłoby przeprowadzenie dowodu z takiego dokumentu. Strona przeciwna oraz sąd mogą żądać złożenia oryginału tak poświadczonej kserokopii na takich samych zasadach jak w przypadku zwykłych (niepoświadczonych za zgodność z oryginałem) kopii.