Regulamin pracy jest aktem obowiązującym w danym zakładzie pracy. Regulamin ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki – zarówno po stronie pracownika, jak i po stronie pracodawcy, związane z procesem pracy. Pracodawcy przysługuje prawo do wydawania aktów wewnętrznych, regulujących zasady obowiązujące w jego zakładzie pracy. Do aktów takich należy właśnie regulamin pracy, który pracodawca ma obowiązek uchwalić, jeśli nie jest objęty układem zbiorowym pracy, a także kiedy zatrudnia pięćdziesięciu lub więcej pracowników.

Regulamin pracy powinien zawierać przede wszystkim postanowienia dotyczące:

• warunków przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
• systemu i rozkładu czasu pracy oraz stosowanych okresów rozliczeniowych czasu pracy – systemy i rozkłady czasu pracy mogą być odmienne w odniesieniu do poszczególnych grup pracowniczych; przygotowując regulamin pracy, nie można pominąć kwestii wyznaczenia dni wolnych dla utrzymania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy; wówczas poszczególne grupy pracowników pracujących dla jednego pracodawcy mogą także mieć ustalone różne dni,
• terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,
• pory nocnej,
• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy,
• obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy wraz z ochroną przeciwpożarową,
• wykazu prac zabronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaju prac i wykazu stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykazu prac lekkich, dozwolonych dla pracowników młodocianych zatrudnionych w innym celu, niż przygotowanie zawodowe.

Regulamin pracy zostaje ustalony w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, jeśli takowa działa u danego pracodawcy. Jeśli w zakładzie pracy nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa lub jeśli w ustalonym terminie nie zajmie swojego stanowiska, pracodawca samodzielnie określa regulamin. Gdy u danego pracodawcy jest więcej zakładowych organizacji związkowych, przedstawiają one wspólnie wypracowane stanowisko. Jeśli organizacje nie ustalą takiego stanowiska i nie będą w stanie przedstawić go pracodawcy w ciągu trzydziestu dni, to pracodawca również ustala regulamin pracy samodzielnie.

Warto pamiętać, że jeśli w trakcie tworzenia regulaminu pracy, pracodawca nie weźmie pod uwagę stanowiska obecnych na terenie jego zakładu pracy organizacji związkowych, ustanowiony przez niego regulamin nie posiada tak naprawdę mocy wiążącej.

Jeśli pracodawca planuje ustanowić regulamin pracy, powinien omówić go z radą pracowników, o ile taka funkcjonuje w jego zakładzie pracy. Konsultacje z radą pracowników nie są wiążące dla pracodawcy. Na podstawie przepisów prawa pracy, regulamin pracy zaczyna obowiązywać najwcześniej po upływie dwóch tygodni, licząc od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Zmiany regulaminu pracy są dokonywane taki sam sposób, w jaki dokonuje się jego uchwalenia. Sam regulamin zostaje ustanowiony na czas nieokreślony, a jego regulacje obowiązują   do momentu jego zmiany lub zmiany liczby pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy. Tak samo o zmianie, jak i o uchyleniu regulaminu pracy, pracodawca informuje swoich pracowników.

Regulamin pracy zawiera ponadto:

• postanowienia, które określają porządek wewnętrzny w zakładzie pracy,
• postanowienia odnośnie praw i obowiązków pracowników związanych z organizacją i porządkiem pracy.

Kodeks pracy nie wymienia w sposób wyczerpujący problematyki, którą powinien zajmować się regulamin pracy. Obligatoryjne pozostaje zamieszczenie informacji co do kar porządkowych ujętych w przepisie art. 108 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1974 r. poz. 141).

Typowymi sposobami podania do wiadomości pracowników treści regulaminu pracy są:

• umieszczenie na tablicy ogłoszeń,
• pozostawienie tekstu regulaminu w miejscu ogólnodostępnym,
• wysłanie stosownego tekstu do pracowników drogą mailową,
• przekazanie tekstu regulaminu pracownikom,
• przekazanie tekstu regulaminu kierownikom, aby rozpowszechnili go wśród pracowników.

Pracodawca zobowiązany jest do zapoznania przyjmowanego do pracy pracownika ze stosowanym w zakładzie pracy regulaminem zanim ten rozpocznie świadczenie pracy. Pracownik potwierdza zaznajomienie się z treścią dokumentu, składając własnoręczny podpis pod pisemnym oświadczeniem.

Regulamin pracy jest zakładowym źródłem prawa pracy określającym prawa i obowiązki tak pracodawcy, jak i pracownika. Postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników, niż przepisy zawarte w KP, czy rozporządzenia wykonawcze. Jeżeli w umowie o pracę wystąpią postanowienia mniej korzystne dla pracownika, niż wynikające z obowiązującego u pracodawcy regulaminu pracy, postanowienia takie są nieważne i zamiast nich stosowane będą właściwe przepisy regulaminu, ale bez konieczności zmiany umowy o pracę.

Zmiana regulaminu pracy ma miejsce w takim samym trybie, jak jego wprowadzenie. Zmiany przeprowadzane są:

• samodzielnie przez pracodawcę, gdy w zakładzie pracy brak zakładowej organizacji związkowej lub jeżeli zmiana regulaminu nie zostanie uzgodniona z zakładową organizacją związkową, albo gdy kilka organizacji nie zaprezentuje wspólnego stanowiska w terminie trzydziestu dni od otrzymania projektu o zmianach regulaminu,
• w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, jeżeli funkcjonuje ona w zakładzie pracy.

Uzyskanie mocy obowiązującej przez regulamin pracy pozostaje związane z podaniem go do wiadomości pracowników, a nie z faktycznym zapoznaniem się przez pracowników z jego treścią. Pracodawca zapewnia więc tylko faktyczną możliwość dotarcia do tekstu regulaminu, natomiast decyzja o zapoznaniu się z jego treścią należy tylko i wyłącznie od pracownika.