Regulamin wynagradzania ustalany przez pracodawcę obejmuje zasady odnośnie wynagradzania za pracę. Pracodawca, który zatrudnia co najmniej pięćdziesięciu pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy, ani też ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ma obowiązek przygotowania regulaminu wynagradzania.

Regulamin wynagradzania odgrywa kluczową rolę, o czym przekonują chociażby tezy z orzecznictwa sądowego. I tak: gdy w regulaminie wynagradzania wprowadzono postanowienie o obligatoryjnej waloryzacji płac, pracownikowi przysługuje roszczenie o zapłatę podwyższonego wynagrodzenia (jak objaśnia wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 460/97).

Regulamin wynagradzania stanowi wewnętrzny akt normatywny (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2002 r., sygn. akt I PKN 693/01). Jego treść obejmuje przede wszystkim system wynagradzania za pracę (czasowy, akordowy, prowizyjny). Jest również źródłem prawa w rozumieniu przepisu art. 9 Kodeksu pracy (KP – Dz. U. z 1974 r. poz. 141). Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 9 lipca 2009 r. (II PK 232/08), do interpretacji postanowień regulaminu wynagradzania należy zastosować metody wykładni, na podstawie których są wyjaśniane treści powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Sąd Najwyższy akceptuje w drodze wyjątku – gdy metody wykładni aktów prawnych nie przyniosą rezultatu  – możliwość interpretacji postanowień regulaminu wynagradzania przy pomocy zasad wykładni oświadczeń woli stron czynności prawnych (przepis art. 65 Kodeksu cywilnego – Dz. U. z 1964 r. poz. 93 w związku z przepisem art. 300 KP).

Liczba pracowników wymagana przez ustawodawcę do wprowadzeniu regulaminu to wszyscy pracujący w danym zakładzie pracy, a zatem pracownicy wykonujący obowiązki pracownicze  w oparciu o umowę o pracę, spółdzielczą umowę o pracę, powołanie, wybór, czy mianowanie. Nieistotny pozostaje sam rodzaj umowy o pracę, czy też wymiar czasu pracy.

Regulamin wynagradzania nie jest ustalany dla:

• członków korpusu służby cywilnej,
• pracowników urzędów państwowych zatrudnionych poprzez mianowanie i powołanie,
• pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, czy urzędach gminy,
• sędziów i prokuratorów,
• zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej.

Zasadniczo każda organizacja posiada swój własny regulamin wynagradzania, w którym zawarte są postanowienia co do zasad nagradzania i składników płacy występujących      w danej firmie. Standardowy regulamin wynagradzania powinien być złożony z czterech elementów. Obejmują one regulacje w zakresie:

• obligatoryjnych składników wynagrodzenia (np. stawka osobistego zaszeregowania, dodatki z tytułu pracy w godzinach nocnych, za godziny nadliczbowe itp.),
• fakultatywnych składników wynagrodzenia (np. dodatki za staż pracy, zmianowy, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, czy premię),
• świadczeń związanych z pracą (w tym diety, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne lub rentowe, odprawy pośmiertne),
• wynagrodzeń za czas niewykonywania pracy z przyczyn niezawinionych przez pracownika.

Wskazane elementy nie pojawią się w regulaminie wynagradzania, w sytuacji, gdy zasady przyznawania składników pensji pozostają w zgodzie z odpowiednimi postanowieniami KP. Wówczas pracodawca powinien tylko zamieścić adnotację odwołującą się do właściwych fragmentów KP. Regulamin zaczyna obowiązywać po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób, który został przyjęty u danego pracodawcy.

Koniecznym i ważnym elementem regulaminu wynagradzania pozostaje także tabela płac. Otóż pracodawca jest zobowiązany wprowadzić w dokumentacji przedziały wynagrodzeń oferowanych pracownikom przyporządkowanym do poszczególnych kategorii zaszeregowania.

Uporządkowanie zasad wynagradzania

Określenie rodzaju, wysokości i zasad wypłacania poszczególnych składników wynagrodzenia odgrywa ważną rolę przy porządkowaniu systemu płac. Pracodawca dostosowuje bowiem procesy administrowania i zarządzania wynagrodzeniami pod kątem postanowień zawartych w regulaminie wynagradzania.

Zgodnie z przepisem art. 78 §1 KP, wynagrodzenie za pracę powinno być ustalone w sposób, który odpowiada rodzajowi wykonywanej pracy (zarówno w aspekcie zakresu obowiązków, jak i też czasu pracy). Ważne jest również dostosowanie wysokości płacy adekwatnie do poziomu kompetencji oraz do efektów pracy zatrudnionego. Jednym z zadań regulaminu jest ponadto przeciwdziałanie szeroko pojętej dyskryminacji płacowej. Dzięki wprowadzeniu i stosowaniu odpowiednich regulacji, pracodawca może uniknąć ewentualnych zarzutów o nierównym traktowaniu ze strony pracowników. Jest to potrzebne, gdyż KP przyjmuje zasadę, w myśl której pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.

Regulamin wynagradzania umożliwia również sprecyzowanie zasad związanych z naliczaniem wynagrodzenia w zależności od obecności pracownika. Określa tym samym, w jakim stopniu zmieniać się będzie płaca całkowita w przypadku nieobecności zatrudnionego.

Dodatkowo, regulamin powinien zawierać dokładnie opisane zasady premiowania pracowników. To jest ważne, bowiem regulacje dotyczące przyznawania i naliczania wynagrodzenia zmiennego należą do najbardziej skomplikowanych. Dlatego należy pamiętać o szczegółowym unormowaniu kryteriów i mierników premiowych, by w jak największym stopniu ograniczyć uznaniowość systemu. System wynagradzania nie będzie funkcjonował właściwie, jeżeli nie zostanie odpowiednio zakomunikowany pracownikom. Tylko precyzyjne opisanie i przedstawienie zasad wynagradzania sprawi, że zatrudnieni zrozumieją i zaakceptują wdrożone w firmie rozwiązania. Jest to niezbędne dla efektywnego realizowania motywacyjnej funkcji systemu płac.

Przejrzystość w zakresie systemu wynagradzania pozwala zapobiegać zarzutom o dyskryminację, jak również znacząco poprawia wizerunek pracodawcy. Przeprowadzane co pewien czas badania rynkowe przekonują, że pracownicy uzyskują lepsze wyniki, jeżeli rozumieją w oparciu o jakie kryteria ustalane jest ich wynagrodzenie. Bywa, iż są w stanie pracować na podstawie niższych niż rynkowe stawek płac, jeżeli sam pracodawca uzasadni podjętą decyzję.

Do obowiązków pracodawcy należy:

• zawiadomić pracowników o wejściu regulaminu w życie, o jego zmianach i rozwiązaniu,
• przedłożyć zakładowej organizacji związkowej (jeżeli taka występuje) niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu,
• na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu i wyjaśnić mu jego treść.