Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi jedną z najbardziej powszechnych form prowadzenia działalności gospodarczej przez podmioty mające osobowość prawną. Taka forma funkcjonowania wybierana jest w szczególności przez przedsiębiorców, którzy mają na celu realizację przedsięwzięć na większą, niż zazwyczaj, skalę gospodarczą. Wynika to z faktu, że spółka z o.o. pozwala na ograniczenie odpowiedzialności wspólników. W przypadku niepowodzenia w prowadzonym biznesie, co do zasady nie będą oni ponosić odpowiedzialności.

Spółkę z o. o. można założyć poprzez dwa następujące sposoby: w formie tradycyjnej oraz przez Internet. Oczywistym przy tym jest, że każda z powyższych procedur posiada zarówno swoje wady i zalety. Nadmienić trzeba, że niezależnie od sposobu założenia spółki z o.o. do jej funkcjonowania stosuje się te same regulacje prawne. Spółka z o.o. została uregulowana w Kodeksie spółek handlowych (Dz. U. z 2000 r., nr 94 poz. 1037 ze zm.) i to w tym akcie znajdujemy regulacje, które normują jej ustrój i funkcjonowanie. W dalszej części artykułu omówiona jest procedura założenia spółki z o.o. w tradycyjny sposób.

Pierwszym krokiem do założenia spółki z o.o. jest zawarcie umowy spółki. W myśl art. 157 § 2 k.s.h. Musi ona zostać zawarta w formie aktu notarialnego. Szczególne elementy, które powinny być ujęte w umowie spółki, zostały z kolei wymienione w § 1 wskazanego artykułu. Istotne jest, że brak jakiegokolwiek z poniższych składników lub jego sprzeczność z prawem, powodować będzie nieważność zawiązania spółki. Wobec tego w umowie powinny znaleźć się informacje na temat:

1. firmy i siedziby spółki;

2. przedmiotu działalności spółki;

3. wysokości kapitału zakładowego;

4. czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;

5. liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;

6. czasu trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Mając jednak na względzie powyższe elementy umowy, poniżej przedstawiono krótki ich opis.

ad. 1 Firma i siedziba spółki

Firma spółki może być obrana dowolnie. Powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Możliwe jest również używanie w obrocie skrótów: „spółka z o.o.” lub „ sp. z o.o.” (zob. art. 160 k.s.h.).

ad. 2 Przedmiot działalności spółki

Zgodnie z powszechną praktyką przedmiot działalności spółki z o.o. co do zasady określa się zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności. Określona ona została w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (Dz. U. z 2007 r., nr 251, poz. 1885). W niniejszym rozporządzeniu wymieniono obowiązujące w Polsce klasyfikacje działalności gospodarczej.

ad. 3 Wysokość kapitału zakładowego

Kapitał zakładowy w spółce z .o. o. musi wynosić co najmniej 5.000 zł (zob. art. 154 § 1 k.s.h.). Jest to wartość minimalna, która jest konieczna do założenia spółki. Aktualnie w doktrynie postuluje się zmniejszenie powyższej kwoty do 1 zł. Ma to na celu ułatwienie zakładania tego rodzaju formy działalności gospodarczej i tym samym przyczynienie się do poprawy koniunktury gospodarczej.

ad. 4 Czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział.

Umowa spółki stanowi czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne (zob. 153 k.s.h.)

ad. 5 Liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem k.s.h. wartość nominalna udziałów nie może być niższa niż 50 złotych. Ponadto nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział obejmowany jest po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę powinno przelać się do kapitału zapasowego (zob. art. 154 § 2 i 3 k.s.h.)

ad. 6 Czas trwania spółki z o.o. jeżeli jest oznaczony

W umowie należy określić czas trwania spółki. Oczywiście spółka może być zawiązana na czas nieoznaczony lub oznaczony.

Koszty notarialne zawiązania spółki z o. o. zależą głównie od wysokości kapitału zakładowego. Poniżej przedstawiono koszty sporządzenia umowy notarialnej spółki, przy minimalnym kapitale zakładowym 5.000 zł.

1) sporządzenie umowy: 160 zł + 23 % VAT, czyli 196,80 zł (stawki opłat notarialnych ustalone są w Rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej);

2) wypisy umowy sp. z o. o.: 6 zł + 23 % VAT, czyli 7,38 zł za każdą stronę aktu notarialnego. Do rejestracji spółki potrzebne są minimum 2 wypisy umowy (jeden do KRS, drugi dla urzędu skarbowego). Warto zachować także jeden odpis w aktach spółki. Dobrze widziane jest również pobranie odpisów umowy dla każdego wspólnika;

3) notarialnie poświadczone podpisy członków zarządu: 20 zł + 23 % VAT, czyli 24,60 zł od podpisu. Ilość niniejszych wzorów podpisów należna jest od ilości członków zarządu;

4) podatek o czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 0,5 % kapitału zakładowego, pomniejszonego o koszt sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego, wpisu do KRS i ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, zaokrąglonego do pełnej złotówki.

Należności związane z wpisem spółki z o. o. do KRS to koszty opłaty od wniosku o wpis (500 zł) oraz opłaty za ogłoszenie w MSiG (100 zł).

Zgłoszenie do sądu rejestrowego

Po sporządzeniu umowy spółki z o.o. koniecznym jest dokonanie rejestracji spółki w sądzie rejestrowym właściwym ze względu na siedzibę spółki. Zobowiązanym do przeprowadzenia niniejszej czynności jest zarząd w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki (zob. art. 169 k.s.h.). W przypadku niedokonania niniejszego zgłoszenia w przewidzianym prawem terminie umowa spółki ulega automatycznemu rozwiązaniu.

Sąd rejestrowy nie może natomiast odmówić wpisania spółki do rejestru z powodu drobnych uchybień, które nie naruszają interesu spółki oraz interesu publicznego, a nie mogą być usunięte bez poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów.

Dokonanie rejestracji wiąże się naturalnie ze skompletowaniem odpowiednich dokumentów i formularzy. W pierwszej kolejności należy wypełnić formularz KRS-W3 wraz z załącznikami np. KRS-WE, KRS-WM oraz KRS-WK. Lista formularzy wraz z ich opisem dostępna jest na naszej stronie internetowej w zakładce Aktualności/wzory dokumentów (https://partnersinlaw.pl/aktualnosci/wzory-dokumentow).

Do prawidłowo wypełnionych formularzy KRS należy dołączyć:

1. umowę spółki z o.o. w dwóch egzemplarzach;

2. oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników wniesione;

3. oryginał dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu lub nieruchomości, w której znajduje się siedziba spółki;

4. jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego;

5. podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich;

6. poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu;

7. adresy członków zarządu;

8. dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz za ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Do powyższych dokumentów należy również dołączyć wniosek o wpis lub zmianę wpisu REGON na druku RG-1; zgłoszenie płatnika składek lub jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych (druk ZUS-ZPA); zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego na druku NIP-2. Dzięki temu wszelkie formalności związane z nadaniem numeru NIP oraz REGON, zostaną załatwione przez odpowiednie organy w ramach funkcjonowania tzw. jednego okienka.

Po złożeniu odpowiednich dokumentów do Sądu KRS jest on zobowiązany, w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu, do przesłania odpowiednich dokumentów do właściwych urzędów. Dzięki temu członkowie zarządu nie muszą załatwiać dodatkowych formalności.

Spółka z o. o. która zamierza być płatnikiem podatku od towarów i usług, powinna złożyć odpowiedni wniosek VAT-R. Aktualnie obowiązująca opłata od niego wynosi 170 zł.

Należy również otworzyć rachunek bankowy, który to numer należy przesłać do urzędu skarbowego na druku NIP-2. Aby tego dokonać należy udać się do wybranego banku z aktami spółki m. in. z wypisem z rejestru przedsiębiorców KRS, umową spółki w formie aktu notarialnego, dokumentów wskazujących osoby uprawnione do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych (jeżeli nie wynika to z rejestru), zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON. Teoretycznie umowę rachunku bankowego można zawrzeć przed zarejestrowaniem spółki w KRS, bowiem spółka w organizacji (powstała z chwilą zawarcia umowy spółki z o.o.) posiada zdolność prawną. Ma zatem ona prawną możliwość zawierania umów. W praktyce banki jednak czasem odmawiają założenia rachunku bankowego dla jeszcze niezarejestrowanej spółki z o.o.