Od początku 2015 roku przedstawiciele wielu grup zawodowych zostali zobligowani do stosowania kas fiskalnych bez względu na wysokość obrotów wynikających z usług świadczonych na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Z dniem 1 stycznia 2015 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544).

Zgodnie z nim  m. in. lekarze, prawnicy czy mechanicy świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności  mają obowiązek stosować kasy fiskalne niezależnie od wysokości osiąganego przez nich obrotu. W przypadku gdy tacy podatnicy świadczyli w 2014 roku usługi na rzecz osób fizycznych nieprzedsiębiorców  i czynią to w dalszym ciągu w 2015 roku, mają oni czas do początku marca 2015 roku na dostosowanie się do wprowadzonych zmian, czyli przede wszystkim na zakup kas fiskalnych.

W związku z powyższym na rynku sprzedaży kas fiskalnych jest teraz gorący okres. Warto zatem przypomnieć, jakie są zasady skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Zgodnie z regulacjami art. 111  ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług  (Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm.; dalej ustawa o VAT) podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy fiskalnej. Odliczyć od podatku można  90% ceny zakupu kasy fiskalnej (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Ulga odnosi się do kwoty netto przeznaczonej na zakup kasy. Podatek VAT naliczony przy jej zakupie będzie podlegał odliczeniu od podatku należnego na zasadach ogólnych.

Nie funkcjonuje tu ograniczenie ilościowe, zatem odliczyć można zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania. Zdaniem organów podatkowych odliczenie (ulga) przysługuje tylko w związku z zakupem kas rejestrujących po raz pierwszy. Art. 111 ust. 4 ustawy o VAT stanowi bowiem o ulgach przysługujących przy zakupie kas fiskalnych zgłoszonych na dzień powstania obowiązku ewidencjonowania. W związku z tym kolejne kasy, nabywane po dniu powstania obowiązku ewidencjonowania, nie będą objęte prawem do odliczenia. Dotyczy to np. przypadku rozszerzenia działalności, w związku z czym otwierane są nowe punkty kasowe. Kasy wtedy nabywane nie są  kasami zgłoszonymi na dzień powstania obowiązku ewidencjonowania. Jeśli jednak podatnik w pierwszym terminie powstania obowiązku ewidencjonowania zakupi większą ilość kas, które zgłosi, będzie mu przysługiwała ww. ulga (por. pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie  z dnia 28 listopada 2007 r., 1401/PH-I/4407/14-20/07/EN/PV-I).

W przypadku gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym z uwagi na wielkość obrotu nie przekraczającą w ciągu roku podatkowego kwoty 150.000,00 zł, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty ulgi na rachunek bankowy podatnika lub na jego rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Zwrotu dokonuje się w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

Szczegóły trybu korzystania z ulgi określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (t. j.: Dz. U. z 2013 r ., poz.163). Zgodnie z jego zapisami odliczenia lub zwrotu kwoty ulgi można dokonać pod warunkiem:

1)   złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania,

2)   rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że kasy te spełniają określone w ustawie funkcje, kryteria i warunki techniczne,

3)   posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Odliczenie może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.  Kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa od kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

1) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

2) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

W przypadku podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionym z uwagi na wielkość obrotu nie przekraczającą w ciągu roku podatkowego kwoty 150.000,00 zł, zwrot kwoty tytułem ulgi, jest dokonywany na wniosek podatnika składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy:

– w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania,

– nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis,

– naruszą warunki związane z odliczeniem tych kwot,

– zaprzestaną działalności;

– nastąpi otwarcie likwidacji;

– zostanie ogłoszona upadłość;

– nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.